Beispiele für Vorgehensweisen bei Dokumentationen

Gesamtübersicht:

Dieses Verfahren legt fest, wie die Dokumentation und Eintragung erfolgt. 

Das Qualitätshandbuch wird in iMIS erfasst und ist digital. Jede Änderung wird im System erfasst, und es ist klar ersichtlich, welche Änderungen im Vergleich zu einer früheren Version des Dokuments vorgenommen wurden. Das letzte Datum der Änderung ist die Versionsnummer. 

Die Eintragungen werden ebenfalls im 32 Ordner System gespeichert. Dieses System ist sowohl in Papierform als auch digital. Um kritische Meldungen/Eintragungen in Zukunft leicht verfügbar zu haben, wurde vereinbart, sie zu scannen und digital zu speichern. 

Es besteht ein Ermessensspielraum in Bezug auf die Befugnisse und Dokumente. Durch die Vergabe von Login-Codes mit Passwörtern und Berechtigungen wird geregelt, wer Dokumente einsehen oder ändern darf. Tägliche elektronische Backups verhindern, dass Dokumente verloren gehen. 

Definitionen:

Die folgenden Arten von Dokumenten sind in unserem digitalen Handbuch enthalten: 

• Verfahren: Abteilungsübergreifende Aktivitäten werden in einem Verfahren festgehalten. Ein Verfahren enthält die Schritte, die von verschiedenen Abteilungen befolgt werden müssen, um das gewünschte Endergebnis zu erzielen.
• Anweisungen: Eine Anweisung gibt an, wie eine Handlung innerhalb der Abteilung ausgeführt werden muss. 
• Formular: Ein Formular ist als Informationsträger gedacht und dient als Kommunikationsmittel zwischen den verschiedenen Abteilungen. 
• Spezifikationen: Hier werden die ermittelten Konstanten festgehalten. Spezifikationen sind zum Nachschlagen gedacht. 

Verantwortung / Zuständigkeiten:

Qualitätsmanagement: 

• Verwaltet die verschiedenen Dokumente und stellt sicher, dass die im Qualitätshandbuch verwendeten Dokumente aktuell und korrekt sind; 
• Ist für die jährliche Aktualisierung des Handbuchs verantwortlich; 
• ist verantwortlich für die Bewertung der beantragten Änderungen und deren Umsetzung. 

Anpassung der Dokumente:

Die Änderung von Dokumenten erfolgt gemäß dem iMIS-Handbuch.

Änderungen werden automatisch registriert. 

Abgelaufene Dokumente werden gelöscht. Das gelöschte Dokument verbleibt im Änderungsprotokoll. 

Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Formulare:

Alle Änderungen werden in iMIS registriert und gespeichert.

Registrierungsformulare, die sich auf die Lebensmittelsicherheit und die Produktion beziehen, werden mindestens 12 Monate länger als das Ablaufdatum aufbewahrt.

Daten zur Rückverfolgbarkeit werden mindestens 3 Jahre lang aufbewahrt. 

Vernichtung von Dokumenten:

Alle gedruckten Dokumente, die vertrauliche Informationen enthalten, werden unlesbar gemacht.

Dies kann durch Schreddern oder durch Unkenntlichmachen des Textes geschehen.

Die Dokumente werden als Papierabfall entsorgt oder durch eine spezialisierten Vertragspartner entsorgt. 

Anmerkung:

Wenn bei der Registrierung Fehler gemacht werden (z. B. bei ausgefüllten Messungen), können diese berichtigt werden. Allerdings nur unter Angabe von: 

• Grund für die Änderung; 
• Von wem; 
• Datum und Uhrzeit; 
• Initialen.