Ausführung eines Rückruftests

Unternehmen üben mit Rückruftests was im Falle eines Lebensmittelrückrufs getan und verbessert werden muss. Hier eine Vorlage mit Schritten und Anforderungen.

Cornelis Bartlema Food Group B.V. – Rückruf-Test

Kunde: Cornelis Bartlema Food Group

Datum/Zeit:

Durchgeführt von: Remon Hameete und Martinus van Elst

Zweck: Durchführen eines Rückruf-Tests

Rückruf-Tests Cornelis Bartlema Food Group B.V.

Startzeit: 15:25 Uhr

Endzeit: 15:58 Uhr

Zeitdauer: 33 Minuten (ohne Ausarbeitungszeit)

Dieser Rückruftest wurde in Kombination mit dem Rückverfolgbarkeitstest von QAssurance und dem durchgeführt.

Telefonliste:

Alle Telefonnummern können über …… abgerufen werden. Die Hotline ist auf der Amt für Verbraucherschutz & Website zu finden. Sie ist auch im Handbuch enthalten. 

Zu Testzwecken wurde QAssurance aufgerufen. Innerhalb von 2 Minuten war der Kontakt zur Zentrale hergestellt.

Rückruftest:

Das wurde als Leitfaden für den Rückruftest verwendet. Die verschiedenen Schritte wurden in diesem Bericht erörtert. Es wurden fiktive Vereinbarungen/Beispiele verwendet. 

Das Rückrufverfahren wurde erörtert und es wurden fiktive Vereinbarungen/Beispiele verwendet. Diese sind im Folgenden aufgeführt. Grund für den Rückruf ist eine falsche Allergendeklaration auf dem Etikett. Nach dem Meldehandbuch ist eine fehlerhafte Allergendeklaration immer eine Notwendigkeit für einen Rückruf. Um einen Rückruf zu üben, wurde der Rückruftest durchgeführt. Zusätzlich zum Rückruftest wurde ein Rückverfolgungstest durchgeführt, um festzustellen, ob wir die Produkte korrekt und rechtzeitig zurückverfolgen können.

Bericht des Kunden

Bericht über eine Erkrankung, die durch den Verzehr des gefüllten Kekses Größe 100 Gramm mit dem Produktionsdatum 9-7-2019 verursacht wurde. Die geschah aufgrund eines falschen Etiketts auf der und einer daraus resultierenden falschen Allergendeklaration. Diese Krankmeldung ist fiktiv. 

Bei der Annahme der Beschwerde werden die Krankheitssymptome, das Eingangs- und Verbrauchsdatum, die Mindeshaltbarkeits-Daten, die Anzahl der erkrankten Personen, der Produktcode usw. abgefragt.  Nach Erhalt der Meldung informierte Martinus van Elst unverzüglich QAssurance und das Team, wie es das Verfahren vorsieht.

Krisenteam

– Martinus van Elst sorgte dafür, dass der folgende Krisenstab einberufen wurde:

– Management Team (MT)

–   der Dienstleistung

– Cees van Elst (QAssurance) oder Remon Hameete (QAssurance)

– Eventuell andere Abteilungen wie , Verkauf, Produktion (Leiter)

1. Bestimmung des Risikos (Krisenstab)

Die Krankmeldung ist fiktiv aufgenommen worden.

Normalerweise wäre das der Fall würde:

– eine mikrobiologische und/oder chemische Untersuchung durchgeführt werden, um die Ursache zu ermitteln (im Falle einer Rückstellprobe oder einer Lagercharge);

– beurteilt werden, ob es sich um eine zufällige Meldung handelt;

– man mit dem Verbraucher über den Verlauf der Krankheit in Kontakt bleiben.

Es ist wichtig, herauszufinden, ob der Verzehr des Produkts wirklich die Ursache ist. In diesem Testfall haben wir angenommen, dass:

– mehrere Personen haben das falsche Etikett bemerkt/ sind krank geworden

– die Ursache der Krankheit: ein falsches Etikett auf der Verpackung, das zu einer falschen Allergendeklaration führt 

Rechtlich gesehen besteht die Verpflichtung, Produkte mit einem falschen Etikett und somit einer falschen Allergendeklaration vom Verbraucher zurückzuholen und das Amt für Verbraucherschutz & Lebensmittelsicherheit zu informieren. Natürlich auch wegen unserer Verantwortung in der Kette und gegenüber dem Verbraucher. Dies wird durch den Notifizierungsleitfaden festgelegt.

Kommunikation :

Der Krisenstab hat festgelegt, wie die Kommunikation erfolgen soll:

– Die Kunden werden von der Verkaufsabteilung informiert;

– Die Presse wird von der Geschäftsleitung informiert;

– Das Amt für Verbraucherschutz & Lebensmittelsicherheit wird vom Qualitätsmanager mit Hilfe von QAssurance informiert;

– Interne Kommunikation durch das Management;

– Die Zertifizierungsstelle Lloyds wird durch den Qualitätsmanager und QAssurance informiert.

Interne Kommunikation

Es hat eine interne Kommunikation stattgefunden:

– Die Ursache, der Rückruf und die Folgen.

– Es besteht eine Schweigepflicht, bis mehr klar ist.

– Die externe Kommunikation erfolgt über die Geschäftsleitung.

– Außer dem Qualitätsbeauftragten dürfen keine Telefone bedient werden. Dies gilt für externe Anrufe.

– Verlassen des Geländes unter Aufsicht wegen möglicher Presse.

Amt für Verbraucherschutz & Lebensmittelsicherheit

Der Qualitätsmanager meldet den Rückruf (zusammen mit QAssurance) und die zu ergreifenden beim Amt für Verbraucherschutz & Lebensmittelsicherheit . Die Folgemaßnahmen werden in Absprache mit dem Amt für Verbraucherschutz & Lebensmittelsicherheit erörtert. Überprüft, ob das Berichtsformular verfügbar war https://www.bvl.bund.de/DE/Service/07_Kontakt/kontakt_node.html

Kunden und Presse

Der Verkauf muss alle Kunden informieren. Es wurde geprüft, ob alle Telefonnummern ohne weiteres zugänglich sind. Alle Telefonnummern können direkt aus dem System gedruckt werden.

Das Krisenteam beschloss, sich gegenüber unseren Kunden klar auszudrücken. Kurz gesagt, es wurde so kommuniziert:

– das Produkt ein falsches Etikett enthält;

– dass für den Verbraucher ein Krankheitsrisiko besteht;

– dass die Erzeugnisse gesperrt und zurückgegeben werden müssen;

– dass es ein Mailing in der Zeitung geben wird, um einzelne Verbraucher zu warnen.

Zunächst wurde nur die Presse darüber informiert, dass eine Untersuchung im Gange sei und dass noch keine Aussagen gemacht werden könnten. Erst wenn die Kunden informiert sind und die Anzeige erstellt wurde, wird die Presse weiter informiert.

Die Zertifizierungsstelle Lloyd’s wird innerhalb von 3 Arbeitstagen durch den Qualitätsmanager oder QAssurance mittels des Rückrufformulars auf der Website von Lloyd’s (http://www.lrqa.nl/formulieren/-formulier/) informiert. Darüber hinaus wird eine E-Mail an den betreffenden Prüfer geschickt.  

DNV hat ein separates Verfahren

Neben den zuständigen Behörden und Kunden wird auch die Zertifizierungsstelle DNV FoodSafetyStandards.Milan@dnvgl.com innerhalb von 3 Arbeitstagen informiert. Siehe Zertifikat Daten-/Briefaustausch. Die Zertifizierungsstelle muss über jeden bedeutenden Vorfall im Bereich der Lebensmittelsicherheit informiert werden, wie z. B. einen Produktrückruf oder eine im Bereich der Lebensmittelsicherheit. 

Die Meldung muss folgende Angaben enthalten: 

  • Identifizierung des Produkts (Name und entsprechende Charge)
  • Losgröße
  • Grund für den Rückruf
  • Herkunft/Quelle
  • Beschreibung der ersten getroffenen Maßnahme
  • Planung von Folgeschritten/Aktivitäten
  • Datum der nächsten Prüfung
  • Nach welcher Norm ist Ihr Unternehmen zertifiziert?

Kommentare:

Diese Phase des Rückrufs ist gut verlaufen. 

Erfordert keine Anpassungen

2. Bestimmung der verwendeten Rohstoffe, Hilfsstoffe und Fertigprodukte (Qualitätsservice)

Dies wird bei der Rückverfolgbarkeitsprüfung festgestellt. Alle erforderlichen Daten sind innerhalb von 4 Stunden verfügbar.

3. Produktion und Logistik stoppen (Qualitätsservice / Logistik)

Alle Produkte, die sich im Lager befinden würden, können blockiert werden. Gelieferte Produkte können zurückgenommen werden. Die Produkte werden von unserem Lastwagen zurückgebracht.

4. Information der Lieferanten (Qualitätsdienst)

Die lassen sich bis zu den Roh- und Hilfsstoffen zurückverfolgen. Sie werden informiert, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können.

5. Suche nach alternativen Produkten (Team / Vertriebsbüro)

In der Annahme, dass die Produktion nicht mehr möglich ist, haben wir beschlossen, vorübergehend Produkte als Alternative für unsere Kunden zu kaufen.

6. Rücknahme von Produkten und/oder Benachrichtigung der Kunden (Qualitätsabteilung)

Alle erforderlichen Daten können schnell und korrekt abgerufen werden. Es kann damit begonnen werden, Produkte abzurufen und die Kunden innerhalb von 4 Stunden zu informieren.

7. Längerfristige Beschaffung alternativer Produkte/alternativer Produktionsstandort

(Krisenstab)

In der Annahme, dass die Produktion nicht mehr möglich ist, haben wir beschlossen, vorübergehend Produkte als Alternative für unsere Kunden zu kaufen. 

8. Bewertung (Krisenstab)

Das Rückrufverfahren ist gut organisiert. 

9. Kalkulation (Finanzverwaltung)

Wird aufgrund des Testfalls nicht durchgeführt. 

Schlussfolgerung

Der Rückruftest wurde innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens von 4 Stunden durchgeführt. Die verschiedenen Schritte wurden durchgesprochen und diskutiert. Es kann festgestellt werden, dass das Rückrufverfahren gut funktioniert und alle erforderlichen Schritte berücksichtigt wurden. Am Rückrufverfahren wurde eine geringfügige Anpassung vorgenommen, nämlich die Hinzufügung des Amt für Verbraucherschutz & Lebensmittelsicherheit-Meldeindikators zum Verfahren.