Handboek voor voedselveiligheid en kwaliteit in food management

iMIS Food bevat een managementsysteem voor het kwaliteitshandboek dat kan worden afgestemd op reeds aanwezige systemen. Het handboeksysteem bevat alle algemene bedrijfsinformatie, procedures en instructies die nodig zijn om voedsel veilig te produceren. Het systeem is onderverdeeld in een generiek gedeelte en een bedrijfsspecifiek gedeelte. De generieke procedures en instructies gelden voor ieder levensmiddelenbedrijf dat wil voldoen aan bijvoorbeeld BRC en IFS.

Het specifieke gedeelte bevat alle bedrijfsspecifieke procedures en instructies, die onder andere voortkomen uit de HACCP studie. Deze gevarenstudie en risico- analyse leiden tot extra registraties waarmee kan worden aangetoond dat er voedsel veilig wordt geproduceerd. Het generieke gedeelte wordt centraal door QAssurance onderhouden. Het specifieke gedeelte wordt onderhouden door het bedrijf zelf.

Voordelen handboek iMIS Food Handbook voor management

Efficiëntie

  • Generieke procedures en instructies voldoen altijd aan de standaarden
  • Geen tijd en kosten verloren aan generieke procedures en instructies
  • Automatische aanpassing bij wijziging van standaard of wet
  • Volledig kunnen richten op de bedrijfsspecifieke situatie
  • Op eenvoudige wijze kan een pagina worden toegevoegd
  • Versiebeheersysteem en logboek met reden van wijziging
  • Door de zoekfunctie is een eventueel onderwerp snel gevonden
  • Automatische printopmaak voor eventuele papieren versie
  • Automatische interne communicatie
  • Veel efficiëntere aanpak dan met tekstverwerker
  • Halvering van de kosten van het bijhouden van het kwaliteitshandboek

Zekerheid

  • Altijd kunnen leveren aan (potentiële) klanten
  • Continu voldoen aan de nieuwste kwaliteitsstandaarden
  • Continu werken volgens de geldende wetgeving
  • Professioneel handboeksysteem

Kwaliteit

  • Goed basissysteem met generieke iMIS Food procedures
  • Kennisbank voor bedrijfsspecifieke zaken
  • Instructies met afbeeldingen, foto’s en filmmateriaal
  • Toegang voor iedereen via intranet

Impressie 1: werken met het iMIS Food Handbook

iMIS Food handboek startscherm

Via http://imis is binnen het bedrijf voor iedereen het kwaliteitssysteem beschikbaar. Ook is het handboek naast op de pc goed leesbaar op tablet en telefoon.

iMIS Auditrondes en jaarplanning

In het handboek kan het bedrijf zelf het bedrijfsspecifieke gedeelte aanpassen. iMIS generiek bevat voor gedefinieerde procedures en instructies die kunnen worden gebruikt om eigen procedures te vernieuwen. Ook kan het bedrijf ervoor kiezen de iMIS generieke procedures en instructies volledig uit te voeren en deze eventueel aan te vullen met bedrijfsspecifiek toelichting.

iMIS Handbook - persoonlijke hygiene

Via het iMIS Food menu kan een pagina worden toegevoegd, veranderd of verwijderd.

Wil je meer zien van iMIS Food?

Plan dan geheel vrijblijvend een online demo in!

Toepassingen iMIS Food Handbook

iMIS Food Handbook voor bedrijven

Met iMIS Food kan iedereen op de hoogte worden gesteld van de geldende regels en instructies binnen het bedrijf. Hierdoor weet iedereen wat er dient te gebeuren en is er minder kans op fouten. Doordat duidelijk bekend is wat er van iedereen wordt verwacht, kan hierop worden aangestuurd. Door het meetbaar maken van de organisatie kan er beter worden gemanaged op basis van feiten. Door het versiebeheersysteem is ook duidelijk hoe het kwaliteitssysteem leeft in de organisatie.

Handboek voor leveranciers

In het kwaliteitssysteem wordt eenduidig omschreven hoe om te gaan met leveranciers. Kwaliteitsborging begint bij de inkoop. iMIS Food biedt voorbeelden van inkoopvoorwaarden en leveringscondities, waarmee eenduidig af te spreken is wat dient te worden geleverd. Vervolgens kunnen deze afspraken met een goede ingangscontrole worden geborgd. Ontvang alleen producten en diensten van goedgekeurde leveranciers met goedgekeurde specificaties. Deze specificaties dienen zowel van grondstofleveranciers aanwezig te zijn als dienstenleveranciers zoals ingehuurde schoonmaak- activiteiten en ongediertebestrijding.

Instructies voor klanten

Wanneer er specifiek voor klanten wordt geproduceerd, zijn er vaak klant-specifieke instructies nodig. Deze instructies kunnen via iMIS Food eenvoudig bij iedereen bekend worden gemaakt. Ook kunnen controles worden voorzien van ondersteunend fotomateriaal en film. Retailers beschikken over internetportalen waarin specificatiegegevens moeten worden ingevuld. Dit soort aanvragen dienen te worden behandeld als een proces. Met iMIS Food kan worden vastgelegd wie wat wanneer mag invullen. Hierdoor wordt eenduidig naar de klant gecommuniceerd en worden mogelijke fouten voorkomen.

Voor procedures en wetgeving

Voor de wetgeving is minimaal nodig: een HACCP systeem, een recall-procedure en indien de geproduceerde producten vallen onder de EU verordening 2073, een procedure microbiologie. Het iMIS Food systeem bevat een aparte website, waarin alle Nederlandse en EU wetgeving wordt bijgehouden. Tevens is de HACCP aanpak, gebaseerd op de Codex Alementarius, omschreven. Daarnaast biedt iMIS Food de wettelijk noodzakelijke procedures en voorbeeldbrieven waarmee bijvoorbeeld migratietesten bij de leveranciers van het verpakkingsmateriaal kunnen worden opgevraagd.

Voor normen en standaarden

iMIS Food is gebaseerd op de voedselveiligheid standaarden van BRC, IFS, FSSC 22000 en Dutch HACCP. Voor deze normen zijn ook de benodigde standaardprocedures en instructies opgesteld. Desgewenst kunnen andere kwaliteitsstandaarden worden toegevoegd. De standaardnormen worden continu bewaakt. Normwijzigingen en audits door certificerende instellingen kunnen impact hebben op deze procedures en instructies. Daar waar nodig worden deze door QAssurance centraal vernieuwd.

De implementatie van het iMiS Food Handbook

  • Uitleg handboeksysteem en training
  • Activeren generieke iMIS Food informatie
  • Bepalen bedrijfsspecifieke informatie aan o.a. procedures en instructies
  • Toevoegen van de bedrijfsspecifieke informatie
  • Introductie van het nieuwe handboeksysteem aan de collega’s

Heb je nog vragen over het iMIS Food Handbook?

Neem gerust contact met ons op en we helpen je graag verder.

Impressie 2: werken met het iMIS Food Handbook

Eenvoudig pagina's beheren

Via het iMIS Food menu kan een pagina worden toegevoegd, veranderd of verwijderd.

iMIS Handbook - persoonlijke hygiene

Eenvoudig content toevoegen en wijzigen

Er verschijnt selectie in het menu een gebruiksvriendelijke editor om pagina's aan te passen. Ook kunnen plaatjes, documenten, interne en externe weblinks worden toegevoegd. Hierdoor kan het handboek compleet "clickable" worden gemaakt. Tevens wordt bijgehouden wie wat wanneer heeft gewijzigd en kan de reden tot wijziging worden vastgelegd.

iMIS Food handboek tekst toevoegen

Snel handboek raadplegen

Via het iMIS Food menu kunnen vervolgens de recente aanpassingen van een pagina, maar ook van het hele handboek worden geraadpleegd.

iMIS Food recente wijzigingen

Overzicht voor iedere gebruiker

Er verschijnt selectie in het menu een overzicht van de gewijzigde pagina. Zodat iedereen kan weten wat wanneer door wie is veranderd en waarom dit is gebeurd.

iMIS Food wijzigingen inzien

Ingerichte tabellen voor normeisen

iMIS Food bevat reeds compleet ingerichte kruistabellen naar IFS, BRC en FSSC22000. Er wordt per normeis verwezen naar hoe aan deze eis wordt voldaan. Deze kruistabellen kunnen worden aangepast door de gebruiker zelf, mocht een bedrijfsspecifieke invulling van een normeis gewenst zijn.

iMIS Food IFS kruistabel

Totaaloverzicht van alle documenten

iMIS Food genereert automatisch overzichten van gewijzigde documenten en kan deze mailen naar de relevante personen. Ook biedt iMIS Food een totaaloverzicht van alle documenten, inclusief laatste datum van wijziging. Dit is een handig overzicht bij audits.

iMIS Food klantspecifiek handboek

Onderdelen iMIS Food management

Het iMIS Food systeem bestaat uit 8 onderdelen die de voedselveiligheid garanderen. Hieronder zie je nog 4 onderdelen voor het management van voedselveilheid waar veel van onze klanten profijt van hebben:

iMIS Food Intranet Bedrijfsintegratie

Met iMIS Food intranet wordt het bedrijf betrokken bij het kwaliteitssysteem. Alle informatie over kwaliteit en voedselveiligheid is op het intranet aanwezig.

iMIS Food Portal Centrale voedselketen

iMIS Food bevat een managementsysteem voor alle operationele ketendata. Met iMIS Food Portal zijn alle iMIS Food systemen centraal toegankelijk in de keten.

iMIS Food Updates Software en Kennis

QAssurance verzorgt zowel de softwarematige als inhoudelijke vernieuwingen van iMIS Food. Deze vernieuwingen worden als iMIS Food Updates doorgevoerd.

iMIS Food Helpdesk Voedselveiligheid

iMIS Food Helpdesk is gespecialiseerd in voedselveiligheid. Met de Helpdesk heeft de directie real-time inzicht in de Food Safety status voor de onderneming.

Over QAssurance

QAssurance is gespecialiseerd in voedselveiligheid. Wij stellen een voedselproducent in staat om zelf voedselveiligheid te managen. Om dit te bereiken is iMIS Food ontwikkeld. iMIS Food biedt een complete infrastructuur voor QA zaken, waardoor op efficiënte wijze kan worden voldaan aan wijzigende wetgeving en standaarden. Met de iMIS Food Helpdesk is professionele ondersteuning aanwezig voor inhoudelijke en software vragen.

Van Nelle Fabriek
Qassurance en Schmidt Zeevis

Connect to comply

iMIS Food biedt een complete infrastructuur voor QA zaken, waardoor op efficiënte wijze kan worden voldaan aan wijzigende wetgeving en standaarden.

Met iMIS Food zijn sinds 2009 al meer dan 1000 audits succesvol behaald!

Vragen en support iMIS Handbook

Heeft u vragen over het iMIS Handbook?
Neem contact op met QAssurance. We leggen de voordelen van het handboek voor voedselveiligheid uit.

+31-(0)10-2004080

Food Safety