Das System: iMIS Food Audit

iMIS Food enthält ein Managementsystem für Audit-Runden und Vorfallsberichte, das mit bestehenden Systemen koordiniert werden kann. Mit dem Audit-Berichtssystem können die Kontrollgänge mit einem Telefon, Tablet oder einem Computer durchgeführt werden. Diese Runden werden automatisch gemeldet. Die Kontrollgänge sind im allgemeinen Teil des Handbuchs beschrieben. BRC und IFS verlangen zum Beispiel, dass eine Inventarliste von Glas erstellt und überprüft wird. Durch die Aufnahme dieser Glasliste in das Handbuchsystem kann die Kontrolle erfasst werden. Dies gilt auch für andere Kontrollrunden, wie z. B. Reinigungsergebnisse, Reinigungsleistungen, hygienische Arbeit usw. Je nach Größe des Unternehmens können die Kontrollrunden beispielsweise zu einer wöchentlichen Runde zusammengefasst werden.

Neben der Durchführung von Kontrollgängen kann das System auch zur Meldung von Vorfällen genutzt werden. Eine zerbrochene Lampe kann als ein Vorfall in der gleichen Glasliste gemeldet werden. Alle festgestellten Mängel oder Verbesserungsmöglichkeiten können auf diese Weise erfasst werden.

Alle Feststellungen landen in einer zentralen Übersicht für Abhilfemaßnahmen. In dieser Übersicht kann die Ursache des Problems festgehalten werden und schließlich durch eine abschließende Kontrolle (Verifizierung) festgestellt werden, sodass das Problem gelöst wurde. Mit dieser Arbeitsweise kann das Unternehmen nachweisen, dass alle Fragen geprüft wurden. Es ist jedoch wichtig, die Checklisten zu erneuern, wenn z. B. eine neue Maschine installiert wird. Dazu muss unter anderem die Reinigungskontrolle angepasst werden.

Die Arbeit mit iMIS Food Audit bietet folgende Vorteile:

Effizienz

  • Automatische Verarbeitung von Kontrollgängen
  • Automatische Übersicht über offene Aktionen
  • Nichts übersehen
  • Berichte vordefinieren können
  • Automatische Erstellung der gewünschten Berichte
  • Suchfunktion für vergangene Kontrollgänge
  • Viel effizienter als auf dem Papier
  • Tägliche Berichterstattung über offene Aktionen
  • Halbierung der Kosten für die Durchführung von Kontrollgängen

Gewissheit

  • Durchführung der richtigen Kontrollen zum richtigen Zeitpunkt
  • Kontinuierliche Einhaltung der Kontrollen der Normen
  • Rechtzeitige Durchführung von Abhilfemaßnahmen
  • Keine Überraschungen bei Kundenaudits oder Zwischenfällen
  • Professioneller Ansatz bei der Meldung von Vorfällen
  • Professionelles Auditsystem

Qualität

  • Ständig bekannt, ob die Runden pünktlich durchgeführt werden
  • Zeiterfassung einer Kontrollrunde
  • Einsicht in die Aktualität der Inhalte
  • Anzahl der Änderungen pro Jahr liefern Managementinformationen
  • Laufende Audits sind über das Intranet-System verfügbar
  • Verwirklichung des Engagements in der Organisation

Impression 1: Arbeiten mit iMIS Food Audit

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iMIS Food enthält ein vollständiges Plan-Do-Check-Act-System für Kontrollen. Auf der Grundlage von vordefinierten Kontrollrunden werden Abweichungen gemeldet, so dass sie über eine zentrale Aktionsliste weiter bearbeitet werden können.

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Hygienekontrollen, Glaskontrollen, Reinigungskontrollen (siehe Handbuch 2) können durchgeführt und per Telefon/Tablet/PC gemeldet werden.

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Für jede Checkliste kann festgelegt werden, ob die angekreuzten Punkte bereits standardmäßig OK sind oder ob der endgültige Wert pro Punkt eingegeben werden muss. Außerdem kann über die Schaltfläche <Aktion> eine mögliche Nichtkonformität gemeldet werden.

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Mit dieser Aktion können Sie dann angeben, ob das Problem sofort gelöst wurde, und definierte Kommentare auswählen, um die abschließende Analysen zu erleichtern. Sie können auch Ihre eigenen Kommentare hinzufügen und Dokumente oder Fotos anhängen, um das festgestellte Problem zu verdeutlichen.

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Anwendung iMIS Food Audit

Unternehmen

Mit iMIS Food weiß das gesamte Unternehmen, welche Kontrollgänge wann durchgeführt werden müssen. Die Planung der Kontrollgänge ist über das Intranet verfügbar. Ein klarer Planungskalender zeigt, welche Kontrollgänge wann durchgeführt werden müssen. Der Kalender zeigt auch die tatsächlich abgeschlossenen Runden an. Die ausgefüllten Checklisten können über den Kalender abgerufen werden.

Die Kontrollrunden sind eng mit dem Qualitätssicherungssystem verknüpft. Darin wird beschrieben, wie die Kontrollgänge durchzuführen sind und was im Falle von Abweichungen zu tun ist. Alle Abweichungen werden automatisch in einer Übersicht festgehalten. Für jede Abweichung kann angegeben werden, wer sie zu welchem Zeitpunkt beheben wird. Auf diese Weise ist das Unternehmen stets über den Stand der ausstehenden Maßnahmen informiert.

Gesetzgebung

Das Gesetz schreibt vor, dass ein Lebensmittelunternehmen sauber sein muss. Die Regierung kann ein Unternehmen nicht zur Durchführung von Reinigungskontrollen verpflichten, aber im Falle einer behördlichen Inspektion ist es nützlich, nachweisen zu können, dass das Unternehmen täglich auf seine Sauberkeit überprüft wurde. Das Gleiche gilt für Glasscherben. War eine Glühbirne bis zur letzten Inspektion noch ganz, sollte im schlimmsten Fall erst ab diesem Zeitpunkt die Produktion gesperrt werden. Im Falle eines Rückrufs ist es nützlich, wenn das Auditsystem alle Vorgehensweisen aufzeichnet, so dass schnell gezeigt werden kann, wie gehandelt wurde.

Kunden

Auch die Kunden führen Audits durch. Sie überprüfen, ob das Auditsystem wie geplant funktioniert. Mit iMIS Food ist das Unternehmen vor Überraschungen bewahrt. Auch die Art und Weise, wie es funktioniert, wird die Kunden beeindrucken. Einige Kunden wünschen vielleicht spezielle Prüfungen. Durch die Durchführung dieser Kontrollen mit iMIS Food können diese Kunden automatische Berichte über diese gewünschten Kontrollen erhalten.

Normen

Die geltenden Qualitätsstandards erfordern ein sorgfältig konzipiertes Kontrollsystem im Unternehmen. Dazu gehören Reinigungskontrollen, Kontrollen der Rutschgefahr und die Meldung von Zwischenfällen. Die Normen verlangen auch ein gutes System für die Kommunikation von Maßnahmen und die Handhabung von Korrekturmaßnahmen. Mit iMIS Food werden all diese Anforderungen effizient erfüllt.

Anbieter

Das Auditsystem kann auch mit Fragen für ein Lieferantenaudit eingerichtet werden. Dies ermöglicht eine eindeutige Auditierung der Lieferanten und eine automatisierte Abwicklung mit Auditberichten. Falls erforderlich, kann die Auditsoftware auch zur Durchführung von Eingangskontrollen verwendet werden.

Die Einführung von iMiS Food Audit

  • Manuelle Systemerklärung und Schulung
  • Generische iMIS Food informationen aktivieren
  • Ermittlung von unternehmensspezifischen Informationen wie Verfahren und Anweisungen
  • Hinzufügen von unternehmensspezifischen Informationen
  • Einführung des neuen manuellen Systems bei den Kollegen

Haben Sie noch Fragen zum iMIS Food Audit?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Impression 2: Arbeiten mit iMIS Food Audit

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Die durchgeführte Kontrolle wird per E-Mail verschickt, so dass jeder schnell über das Ergebnis informiert wird.

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Alle durchgeführten Kontrollen werden auch in einer durchsuchbaren Form im Intranet angezeigt. Zusätzlich zu dieser Übersicht gibt es auch einen Planungskalender, in dem die geplanten und durchgeführten Kontrollen aufgeführt werden.

iMIS Audit intranet report

Alle durchgeführten Kontrollen können über das Intranet eingesehen werden.

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iMIS Food bietet ein zentrales Cockpit für alle Aktionen innerhalb des Unternehmens.

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Über das zentrale Ticketsystem können die Aktionen weiter bearbeitet und den richtigen Personen zugewiesen werden.

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