Transport: Is er een voorbeeld inkoopspecificatie

Welke eisen moet ik stellen bij de inkoop van transport?

Inkoopspecificatie voor transport;

Beste relatie,

U krijgt deze voorwaarden in tweevoud. Eén versie dient voor akkoord door u te worden ondertekend en retour gestuurd te worden.

Leveringen dienen in overeenstemming met deze voorwaarden, overige schriftelijk gemaakte afspraken c.q. inkoopcontracten plaats te vinden. Indien door ons wijzigingen worden aangebracht in deze voorwaarden bent u verplicht deze door te voeren.

Indien niet conform deze voorwaarden wordt gewerkt behouden wij ons recht om de diensten niet te accepteren. Eventuele kosten kunnen door ons bij u worden verhaald. Indien men niet op de overeengekomen datum c.q. tijdstip kan leveren dient men ons tijdig te informeren om zodoende stilstand te voorkomen.

Ondergetekende verklaart hiermee zich te houden aan onze transportregels.

• De vrachtwagens dienen geschikt te zijn voor het onder de juiste condities transporteren van levensmiddelen.
• Er zijn procedures geïmplementeerd om productbesmetting tijdens transport te voorkomen (voedingsmiddelen en niet voedingsmiddelen/ verschillende categorieën producten). Deze procedures kunnen indien gevraagd overlegd worden. Onze producten mogen alleen vervoerd worden met andere levensmiddelen. Het is niet toegestaan onze producten te vervoeren met andere producten welke een sterke geur hebben of een andere vorm van besmetting kunnen zijn.
• De vrachtwagens worden volgens vaste frequentie gecontroleerd. Hierbij is minimaal aandacht voor schoonmaak en mogelijke besmettingen met productvreemde bestanddelen (glas, losse verf, etc.). Deze controles worden vastgelegd en zijn opvraagbaar.
• Voor het laden van de vrachtwagen, wordt hun conditie gecontroleerd (zoals afwezigheid van vreemde geuren, veel rook, onjuiste vochtigheid, ongedierte, schimmels) en indien nodig, wordt actie ondernomen. Resultaten worden vastgelegd en zijn opvraagbaar.
• Indien goederen bij een bepaalde temperatuur vervoerd moeten worden, dient voor het laden de temperatuur in het voertuig gecontroleerd en vastgelegd te worden. Indien gevraagd kan een rapportage overlegd worden met de gemeten temperaturen.
• Indien goederen bij een bepaalde temperatuur vervoerd moeten worden, dient de adequate range van temperaturen tijdens transport geborgd en vastgelegd te worden. Indien gevraagd kan een rapportage overlegd worden met de gemeten temperaturen.
• Er bestaat een schoonmaakschema, en indien nodig een desinfectieschema, voor alle voertuigen en apparatuur die gebruikt wordt tijdens het laden en lossen. Er zijn registraties aanwezig van de genomen (schoonmaak en/of desinfectie) maatregelen. Deze rapportages kunnen indien gevraagd overhandigd worden
• Laad- en losdocks hebben een uitrusting om de getransporteerde producten te beschermen tegen externe invloeden (zoals klimaat, stuifmeel).
• Vrachtwagens worden niet onbeheerd achtergelaten op een parkeerplaats.
• Er zijn procedures aanwezig waarin is vastgelegd hoe wordt omgegaan met calamiteiten als slecht weer, uitvallen van koelsystemen, pech onderweg of ongelukken
• Regels aangaande Food Defense worden in acht genomen.
• Een audit door ons op locatie is in geval van recall toegestaan waarbij openheid van alle relevante data moet worden gegeven.
• In geval van een mogelijke recall die impact kan hebben op onze operatie dient direct telefonisch contact te worden opgenomen met de kwaliteitsafdeling om erger te voorkomen.

In alle gevallen geldt dat bij calamiteiten, die direct betrekking kunnen hebben op de voedselveiligheid of kwaliteit van onze producten, dienen wij direct op de hoogte gesteld worden.
Indien moet worden afgeweken van één van de bovenstaande regels worden wij direct op de hoogte gesteld.

Met deze verklaring worden ook de aanwezige certificaten opgestuurd.

Naam transporteur:

Datum:

Naam tekenbevoegde:

Handtekening: