Hoe ziet de procedure voor documentatie eruit?

Hierbij volgt een voorbeeld procedure voor documentatie, met behulp van het digitale kwaliteitshandboek. Registraties worden bewaard in het 32 mappen systeem.

Onderdeel van onze veel gestelde vragen | Bekijk alle FAQ of zoek op onderwerp.

In deze procedure is vastgelegd hoe er wordt gedocumenteerd en geregistreerd.

Het is vastgelegd in iMIS en is digitaal. Elke wijziging wordt vastgelegd in het systeem en er is inzichtelijk welke wijzigingen zijn aangebracht ten opzichte van een vorige versie van het document. De laatste datum van wijzigen is het versienummer. Tevens worden de registraties bewaard in het 32 mappen systeem. Dit systeem is zowel hardcopy als digitaal. Om kritische registraties in de toekomst ook goed beschikbaar te hebben, is er afgesproken om deze in te scannen en digitaal te bewaren. Er is een beleid ten aanzien van bevoegdheden rondom documenten. Door middel van het toekennen van inlogcodes met wachtwoorden en bevoegdheden is geregeld wie documenten kan inzien of wijzigen. Door middel van dagelijkse elektronische back-ups wordt voorkomen dat documenten verloren gaan.

Definities

De volgende soorten documenten zijn opgenomen in ons digitale handboek:

  • : In een procedure worden afdelingsoverschrijdende activiteiten vastgelegd. In een procedure staan de stappen vermeld welke doorlopen moeten worden door verschillende afdelingen om het gewenste eindresultaat te bereiken.
  • Instructie: In een instructie staat vermeld hoe een handeling, binnen de afdeling, uitgevoerd dient te worden.
  • Formulier: Een formulier is bedoeld als informatiedrager en dient als communicatiehulpmiddel tussen de verschillende afdelingen.
  • Specificaties: Hierin liggen de vastgestelde constanten vast. Specificaties zijn bedoeld als naslag werk.

Verantwoordelijken & verantwoordelijkheden

De kwaliteitsdienst:

  • Beheerst de verschillende documenten en draagt zorg dat de gebruikte documenten van het kwaliteitshandboek, actueel en correct zijn;
  • Is verantwoordelijk voor het jaarlijks actualiseren van het handboek;
  • Is verantwoordelijk voor het beoordelen van aangevraagde aanpassingen en het doorvoeren hiervan.

Aanpassen van documenten

De wijziging van documenten vindt plaats volgens de iMIS handleiding. Wijzigingen worden automatisch geregistreerd. Verlopen documenten worden verwijderd. In het wijzigingen-logboek blijft het verwijderde document bestaan.

Bewaartermijnen documenten en formulieren

Alle wijzigingen worden geregistreerd en bewaard in iMIS. Registratieformulieren met betrekking tot en productie worden minimaal gedurende de +12 maanden bewaard. Gegevens voor worden minimaal 3 jaar bewaard.

Vernietiging van documenten

Alle uitgeprinte documenten welke vertrouwelijke bevatten worden onleesbaar gemaakt. Dit kan door versnippering dan wel door het onleesbaar maken van de tekst. Documenten worden afgevoerd als papier .

Opmerking

Wanneer er fouten worden gemaakt bij registraties (d.w.z. ingevulde metingen) kunnen deze aangepast worden. Echter alleen met de vermelding van:

  • Reden wijziging;
  • Door wie;
  • Datum en tijd;
  • Paraaf.

Gerelateerde artikelen

Veel klanten en bezoekers van deze pagina 'Hoe ziet de procedure voor documentatie eruit?' bekeken ook de onderstaande artikelen en handleidingen:

Meer weten over een handboek voor voedselveiligheid?


Wil je meer weten over handboek en voedselveiligheid? Bekijk dan onze iMIS producten.
Deze zijn speciaal gemaakt om de handboeken te controleren en up-to-date-te houden.
Daarnaast kun je ook onze trainingen over handboeken en opleiding voedselveiligheid volgen.

Interne audits en jaarlijkse QA rapportages training Dag 4| 20 juni 2023

De dag is verdeeld in een ochtend die zich focust op (interne) audits, en de audit voorbereiding. De middag zal zich focussen op jaar/periodieke rapportages.

iMIS Food Handbook Handboek voor food management

iMIS Food bevat een managementsysteem voor het kwaliteitshandboek. Het handboeksysteem bevat de bedrijfsinformatie, procedures omtrent de voedselveiligheid.

iMIS Food Intranet Bedrijfsintegratie

Met iMIS Food intranet wordt het bedrijf betrokken bij het kwaliteitssysteem. Alle informatie over kwaliteit en voedselveiligheid is op het intranet aanwezig.

We zijn gespecialiseerd in voedselveiligheid. Wij stellen een voedselproducent in staat om zelf voedselveiligheid goed te managen. Om dit te bereiken hebben we iMIS Food ontwikkeld. iMIS Food biedt een complete infrastructuur voor QA zaken, waardoor op efficiënte wijze kan worden voldaan aan wijzigende regelgeving en standaarden voor handboeken. Met de iMIS Food Helpdesk heb je professionele ondersteuning voor inhoudelijke en software vragen.

iMIS Food biedt een complete infrastructuur voor QA zaken, waardoor op efficiënte wijze kan worden voldaan aan wijzigende wetgeving en standaarden.
Met iMIS Food hebben we sinds 2009 al meer dan 1000 audits succesvol behaald!


iMIS Updates ontvangen?

Wil jij ook maandelijks de iMIS Food Update ontvangen en uitgenodigd worden voor onze events? Geef dan hier je gegevens door.